Kurze Antwort
Machen Sie das Absagen leicht und das Vergessen schwer. Eine Erinnerung ein bis zwei Tage vorher mit Bitte um Bestätigung, eine schriftliche Absageregel und eine Warteliste. Ob eine Anzahlung zu Ihrem Geschäft passt, prüfen Sie getrennt von diesen ersten Schritten.
Warum Termine platzen
Ein Termin kann vergessen werden. Manchmal ist unklar, wie eine Absage möglich ist. Prüfen Sie deshalb, ob Kundinnen und Kunden Sie auch ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten einfach benachrichtigen können.
Die Frage lautet deshalb nicht «Wie bestrafe ich das?», sondern «Wie wird Erinnern automatisch und Absagen einfacher als Nichterscheinen?».
Vier Massnahmen in dieser Reihenfolge
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Eine Erinnerung mit Rückfrage
Ein oder zwei Tage vorher eine kurze Nachricht mit Datum, Uhrzeit, Leistung und einer klaren Frage: «Passt der Termin? Bitte kurz bestätigen oder melden, falls Sie verschieben möchten.» Eine fehlende Antwort ist ein Anlass zum Nachfragen, keine automatische Absage.
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Eine schriftliche Absageregel
Erklären Sie bei der Buchung, wie und bis wann Sie um eine Absage bitten. Wiederholen Sie diese Information in der Erinnerung. Gebühren sind eine separate Entscheidung.
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Einfaches Absagen
Erlauben Sie Absagen per Nachricht oder E-Mail, auch abends. Bedanken Sie sich, wenn jemand rechtzeitig absagt. So lohnt es sich, Bescheid zu geben.
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Eine Warteliste
Fragen Sie Personen, die einen bereits vergebenen Termin wollten, ob Sie sie bei einer freien Stelle kontaktieren dürfen. Wird ein Termin frei, schreiben Sie die ersten Personen auf der Liste an.
Und die Anzahlung?
Bei einer Anzahlung müssen Sie auch Zahlungen und mögliche Rückerstattungen verwalten. Prüfen Sie zuerst, ob Erinnerungen und einfachere Absagen das konkrete Problem bereits verringern.
Dieser Artikel behandelt keine rechtlichen Voraussetzungen für Anzahlungen oder Ausfallgebühren. Klären Sie diese für Ihr konkretes Angebot, bevor Sie solche Bedingungen einführen.
Fiktives Beispiel. Ein Kosmetikstudio in St. Gallen schickt am Vortag eine Erinnerung mit Bitte um Bestätigung und führt eine Warteliste in einer einfachen Tabelle. Ob diese Schritte helfen, prüft es anhand der ausgefallenen und rechtzeitig abgesagten Termine.
Grenzen
- Keine dieser Massnahmen verhindert alle Ausfälle. Erinnerungen können bei vergessenen Terminen helfen.
- Erinnerungen brauchen korrekte Telefonnummern und E-Mail-Adressen.
- Ausnahmen entscheiden weiterhin Sie, nicht die automatische Nachricht.